システム作成時に気を付けたいこと


勤怠システムをいちから作成した際に具体的にどういった点を気を付けたかを説明したいと思います。
勤怠システムではなくても、気を付けるべき点かと思いますので参考にしていただけますと幸いです。

・勤怠システムを作成するにあたって
・画面上のデータの表示内容について
・システムの構造について
・実際に運用して追加や修正したこと
上記の順で、気を付けた点や改善された点などを具体的に説明していきます。

1 勤怠システムを作成するにあたって

1.勤怠システムを作成するにあたって

ネットやPCの操作が苦手な人でも、資料等を見なくても画面上の表示内容で
どのような操作が出来るのかが分かり、簡単にデータの登録や修正が出来るような
システムになるように気を付けました。
また、ぱっと見たときに、正確で詳細なデータを確認出来る表示になるように気を付けました。

2.作成した際のおおまかな手順

登録したいデータや表示したい内容を考え、データベースのテーブルを作成。
データベース内に登録したいデータの内容に合わせて、必要な項目やページを仮でまとめました。

今回、勤怠システムを作成するにあたっては
従業員が勤怠を登録したり、シフトを確認する従業員画面(従業員用のTOPページ)と
管理者が勤怠を修正したり、給与を確認する管理者画面(管理者用のTOPページ)を作成。

各ページにて表示したい内容や構造をhtmlで仮作成し、
そこからプログラムで、実際にデータベースに登録したデータを使って
仮作成したhtmlの表示と同じになるようにデータを使って表示していきました。

2 画面上のデータの表示内容について

1.管理者ページと従業員ページがあるので色分けをして表示

一目で従業員ページか管理者ページなのかが分かるように
すべてのボタンの色やヘッダーの色を分ける。

結果

文字だけでなく色からも情報が入ってくるので、今どのページにいるかなどがすぐに
判断出来るようになった。

2.クリックした場所が分かり易くなるように表示

選択肢がいくつもあるので、何をクリックしているかを分かり易くするために
クリックした場所(選択した場所)の色が変わる様にする。

結果

間違って選択している場合などもすぐに気づくことが出来るようになった。
似たようなデータが並んでいる場合は特に効果的でした。

3.データの登録や修正後は、登録・修正した内容が分かるように表示

登録・修正したデータが間違っていないかなどをその場で再度確認出来るように、
登録・修正後にデータを再表示する。

結果

入力ミスなどがある場合はすぐに気づくことが出来るようになった。

4.データを削除する際は、誤って削除しないようにポップアップを表示

誤って削除を選択する場合があることを考え、クリックだけでは削除出来ないように、
削除を選択後にポップアップを表示してワンクッション置くようにする。

結果

誤って削除することが減った。
削除ではなくてもデータを登録する際にポップアップを表示してワンクッション
置くことで 誤ったデータの登録を未然に防ぐことが出来るようになった。

3 システムの構造について

1.誤ってデータが重複しないように登録完了後、自動でページをリロードさせる

出退勤の打刻時に、打刻完了後にTOPページに自動的に飛ぶようにした。

結果

重複して登録したくないデータがある場合、データが重複することを
未然に防ぐことが出来た。

2.端末からcookieを登録/有効期限を自動的に伸ばす

cookieを登録することで、従業員や管理者のみにか
アクセス出来ないページを作成することが出来た。
また、TOPページにアクセスする際にcookieの有効期限を延長することで
cookieの期限が切れないようにした。

結果

登録している端末から管理者かを判断し、
管理者のみ管理者ページを表示するなどが出来た。
また、最終アクセスなども確認することが出来るようになった。

PWでログイン出来るページを作成するのも1つの手でしたが、
PWの間違いや忘れなどがあってログイン出来なくなる場合を考えると
この様にcookieを登録する方がスムーズにログイン出来るので良かった。

4 実際に運用して追加や修正したこと

1.社員番号のみのところを名前も表示するように変更

社員場号のみで表示している箇所があり、それだと情報が不十分だったので
名前も表示出来るように変更しました。

結果

誰が見てもどのようなデータが表示されているか一目で分かるようになった。

2.日時の表示内容の修正

出勤日を年月日と表示していた箇所を、月+日に変更。
ページの一部に年と月は常に表示しているので、情報が重複していること、
年月日だと長くて見づらい点があったので月日のみに変更。

結果

ページ内での情報が確認しやすくなった。
同じ年月が並んでいるより月日のみにすることで
違うデータが並んでいることを認識しやすくなった。

3.ボタンを色で区別する

出退勤を押す際のボタンの色を変更。「出勤」「退勤」と色を分けてみた。

結果

文字+色で認識出来る方が操作する側には分かり易いのと、
操作ミス(ボタンの押し間違い)が減りました。

4.TOPページにお知らせ欄の追加

従業員ページ・管理者ページのTOPにお知らせ欄の追加。
ここでは打刻漏れや残業申請などがあった場合、表示されるように追加。

結果

今までは各ページにアクセスし、残業申請があるか、
打刻漏れがないかなどを確認していたが
TOPページで上記の確認、処理することが出来るようになることで
作業の時短にもなり、また、確認漏れを防げるようになった。

5 まとめ:システム作成時に気を付けたいポイント

システム作成時に気を付けたいポイントを簡潔にまとめてみました。

ポイント

・誰が見てもどのようなデータが表示されているかが分かるように表示する
・データを表示する際は、簡潔に、詳細に分かるように表示する
・文字+色で、より分かり易く表示する
・起こりうるミスを想定し、システムの構造で事前に防ぐようにする